Privacy Policy

1. Titolare del trattamento e contatti

Per i trattamenti effettuati nell'ambito della gestione diretta di Sienda Care, Sienda S.r.l. agisce normalmente come titolare. Qualora dati personali siano trattati per conto di uno studio cliente sulla base di istruzioni documentate, i rispettivi ruoli privacy sono disciplinati dagli accordi applicabili.

2. Quali dati vengono trattati

In relazione alle funzionalità utilizzate, possono essere trattate le seguenti categorie di dati:

• Dati identificativi e di contatto: nome e cognome, ruolo, indirizzo email, numero di telefono, informazioni sullo studio o sull'azienda di appartenenza e indirizzi professionali.
• Dati dell'account: identificativo utente, profilo, reparto o autorizzazioni, informazioni tecniche necessarie all'autenticazione e alla gestione degli accessi.
• Dati di assistenza e manutenzione: richieste, attività, appuntamenti, descrizioni dei guasti, attrezzature e numeri di serie, interventi, certificati e documenti tecnici.
• Contenuti caricati dagli utenti: fotografie, allegati, note, documenti e firme inserite nei certificati o nei moduli disponibili.
• Dati tecnici di utilizzo: data e ora degli accessi, indirizzo IP, informazioni su dispositivo e browser, messaggi di errore e registri tecnici necessari alla sicurezza e al funzionamento del servizio.

Sienda Care è uno strumento di assistenza tecnica e gestione documentale per studi odontoiatrici: non è progettato per raccogliere dati clinici dei pazienti. Gli utenti sono invitati a non inserire informazioni sanitarie o altri dati personali non necessari nelle note, nelle fotografie e negli allegati. Se tali informazioni vengono comunque inserite, il loro trattamento deve essere valutato in base alla concreta finalità e ai ruoli dei soggetti coinvolti.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati possono essere trattati per:

• Fornire il servizio Sienda Care: autenticazione, gestione degli account, consultazione delle attrezzature, ricezione delle richieste e svolgimento dell'assistenza tecnica. Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, quando applicabile (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR).
• Organizzare le attività professionali: pianificazione degli interventi, coordinamento dei reparti, aggiornamenti sullo stato delle richieste e gestione dei documenti. Base giuridica: legittimo interesse alla gestione efficiente e sicura del servizio, previo bilanciamento (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR), oppure diversa base applicabile secondo il rapporto interessato.
• Adempiere a obblighi normativi: documentazione contrattuale, amministrativa, contabile e obblighi di legge. Base giuridica: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR).
• Garantire sicurezza e continuità: prevenzione degli accessi non autorizzati, diagnosi degli errori, controlli e protezione dei sistemi. Base giuridica: legittimo interesse alla sicurezza (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) e, dove richiesto, obblighi di legge.

L'eventuale trattamento per finalità facoltative che richiedano il consenso viene effettuato solo dopo aver acquisito un consenso valido, quando necessario.

4. Funzionalità dell'app e accesso al dispositivo

L'app può consentire di acquisire o allegare fotografie e file, raccogliere firme e utilizzare i meccanismi di accesso resi disponibili dal dispositivo. Quando una funzione richiede l'accesso a fotocamera, immagini o altri strumenti del telefono, l'accesso deve essere limitato a quanto necessario per l'operazione richiesta e soggetto alle autorizzazioni previste dal sistema operativo.

Le funzioni biometriche eventualmente abilitate (ad esempio impronta o riconoscimento del volto) possono essere gestite dal sistema operativo: ciò non implica, di per sé, l'invio a Sienda dei modelli biometrici. Le modalità effettive dipendono dall'implementazione e dai servizi utilizzati.

Le notifiche push, se abilitate, possono comportare l’utilizzo di identificativi tecnici di recapito. L’eventuale accesso alla posizione o l’analisi statistica degli utilizzi devono essere descritti qui in base alla versione effettivamente pubblicata.

5. Destinatari dei dati e servizi esterni

I dati sono accessibili, secondo i rispettivi permessi, al personale Sienda autorizzato e ai referenti degli studi clienti abilitati al servizio. Per il funzionamento della piattaforma possono essere coinvolti fornitori tecnologici, nei limiti delle funzionalità effettivamente abilitate:

• Netsons: servizi di hosting e infrastruttura web.
• monday.com: organizzazione delle anagrafiche, delle attrezzature e delle attività integrate.
• Google Workspace / Google Drive / Google Calendar: archiviazione o consultazione di documenti e funzionalità di calendario, quando utilizzate.
• Geoapify: supporto alla ricerca e alla selezione degli indirizzi, ove presente.
• Servizi di notifica push (se abilitati): infrastrutture di recapito delle notifiche su Android e iOS, secondo la piattaforma utilizzata.
• Altri fornitori tecnici effettivamente utilizzati: servizi di autenticazione, diagnostica e recapito delle comunicazioni, nei limiti necessari al funzionamento dell'app.

Questi soggetti possono agire, a seconda delle prestazioni, come responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR o come autonomi titolari, secondo i rispettivi ruoli. I dati non vengono resi pubblici tramite Sienda Care e non sono ceduti a terzi per finalità pubblicitarie sulla base della sola utilizzazione dell'app.

6. Eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

L'utilizzo di fornitori tecnologici internazionali può comportare, in base alla configurazione dei servizi, il trattamento o l'accesso ai dati anche da paesi esterni allo Spazio Economico Europeo. In tali casi, ove applicabile, il trasferimento deve avvenire nel rispetto del Capo V del GDPR, attraverso decisioni di adeguatezza o altre garanzie previste dalla normativa (ad esempio clausole contrattuali standard).

Informazioni sui fornitori e sulle garanzie concretamente utilizzate possono essere richieste ai recapiti indicati nella sezione 1.

7. Conservazione e cancellazione dei dati

I dati dell'account e quelli relativi al servizio sono conservati per la durata del rapporto e per il tempo successivamente necessario alla gestione di obblighi contrattuali, amministrativi, legali o alla tutela di diritti. I documenti tecnici e i certificati possono richiedere periodi di conservazione differenti rispetto ai registri di accesso e ai dati strettamente operativi.

Quando un dato non è più necessario rispetto alla finalità, e non sussistono ulteriori obblighi o giustificazioni di conservazione, viene cancellato o anonimizzato secondo le procedure applicabili. Le richieste di cancellazione vengono valutate tenendo conto degli obblighi di legge e dei diritti di terzi.

8. Sicurezza dei dati

Sienda adotta misure organizzative e tecniche proporzionate ai rischi, quali gestione dei permessi per profilo e reparto, controllo degli accessi, protezione delle credenziali e manutenzione dei sistemi. L'accesso ai dati è limitato alle persone autorizzate in relazione alle mansioni svolte.

Nessun sistema informatico può garantire l'assenza assoluta di rischi. In caso di criticità di sicurezza, Sienda valuta gli interventi e gli adempimenti previsti dalla normativa applicabile.

9. Diritti degli interessati e richieste sugli account

Nei casi previsti dal GDPR puoi esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei dati, nonché revocare eventuali consensi senza pregiudicare la liceità dei trattamenti precedenti.

Per richiedere informazioni, esercitare i diritti o richiedere la chiusura e la cancellazione del tuo account Sienda Care, puoi scrivere a assistenza@sienda.it, indicando nell'oggetto “Richiesta privacy Sienda Care”. Ti potrà essere richiesto di verificare la tua identità prima di procedere.

Per richiedere l’eliminazione dei dati personali e, se desideri, la chiusura dell’accesso, consulta la pagina Eliminazione dei dati di Sienda Care, accessibile anche senza login. La pagina indica i passaggi via email, i dati interessati, le verifiche, i tempi di risposta e le eccezioni di conservazione. Le richieste sono gestite manualmente da Sienda.

Rimangono salvi i dati che devono essere conservati per obbligo di legge o per altre basi giuridiche applicabili. È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Destinatari del servizio e minori

Sienda Care è destinata all'utilizzo professionale da parte di personale e referenti autorizzati degli studi e di Sienda. Non è rivolta ai minori.

11. Aggiornamenti dell'informativa

Questa informativa può essere aggiornata, in particolare quando cambiano le funzionalità dell'app, i servizi tecnologici o le disposizioni applicabili. La versione aggiornata viene pubblicata a questa pagina con l'indicazione della data di revisione.